Udział w zjeździe 2016: Różnice pomiędzy wersjami

Wersja z 20:50, 26 cze 2016

Udział w zjeździe 2016 - sprawy organizacyjno-praktyczne (instruktaż)

Zgodnie ze statutem i uchwałą zwołującą nadzwyczajny zjazd delegatów udział w nim może być wykonany w dwóch trybach: bezpośrednim, z fizyczną obecnością na sali, lub zdalnym, z fizyczną obecnością w dowolnym miejscu na świecie, ale z dostępem do Internetu. Oczywiście oba tryby są rozłącznie. W czasie obrad zjazdu głosowania będą przeprowadzane dwoma sposobami - też rozłącznie, ale oczywiście z sumowaniem liczb z obu sposobów - zdalnie dla uczestników zdalnych oraz bezprzewodowo dla uczestników bezpośrednich z użyciem pilotów. Dana strona precyzuje jak praktycznie będą zorganizowane i przeprowadzane ww. tryby, z punktu widzenia delegata.

Tryb bezpośredni, jako tradycyjny, jest doskonale znany wszystkim, i dalej jest opisywany tylko gdy ma to związek z innymi trybami. Natomiast tryb zdalny jest novum, pomimo tego że był już zastosowany dla poprzedniego zjazdu. Doświadczenia z tego zastosowania pozwoliły utworzyć niniejszy dokładniejszy niż ubiegłoroczny instruktaż.

Tryb zdalny oraz głosowania bezprzewodowe są obsługiwane przez firmę COSK sp. z o.o., specjalizującą się w takiej obsłudze zwłaszcza walnych zgromadzeń spółek prawa handlowego.

Aby wykorzystać możliwość udziału zdalnego należy założyć konto na dedykowanej stronie dostawcy, a następnie zarejestrować udział zdalny w systemie zdalnej obsługi. Założenie konta i rejestracja udziału zdalnego nie pozbawia delegata prawa do udziału bezpośredniego na sali obrad, co wyjaśniono dalej. Dlatego warto założyć w systemie konto do udziału zdalnego na okoliczność nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą nagle uniemożliwić osobisty przyjazd na zjazd, gdyż w takim przypadku nadal można zarejestrować udział zdalny. Ponadto rejestracja da sposobność testowego zapoznania się z systemem. Zdecydowanie zachęcamy do założenia konta wszystkich delegatów, mówiąc potocznie - tak na wszelki wypadek.

Procedury trybów udziału

W poniższych opisach użyte są konsekwentnie definicje pojęć podane w dalszej podsekcji "Definicje".

Tryb bezpośredni (osobisty)

Procedura rejestracji bezpośredniej - znana jest zwyczajowo, polega na osobistym podpisaniu listy przed wejściem na salę obrad, pobraniu mandatu, ewentualnie innych materiałów, oraz w przypadku elektronicznej obsługi głosowań - pilota; czasowo trwa ok. 1 godziny przed rozpoczęciem zjazdu; możliwa jest też po rozpoczęciu obrad

Terminy: nie są wyznaczone konkretne terminy, gdyż znane są zwyczajowo.

Tryb zdalny

Tryb ten ze względu na swą istotę może być wykonywany z dowolnego miejsca, w skrajnym przypadku również z sali obrad. Poniżej opisane są procedury wykonywane w tym trybie - opisy są wykonane na podstawie załączników do umowy (głównie zał. nr 2) wymienionych poniżej i dostępnych do czytania.

Terminy:

• od 25 do 30 czerwca: założenie konta udziału zdalnego (procedura założenia konta zdalnego), w tym:
  • od 25 do 29 czerwca: okres przyjmowania wniosków (formularzy) o założenie konta (składają je delegaci)
  • od 27 do 30 czerwca: okres na uwierzytelnienie założonego konta (wykonują upoważnienie pracownicy BZG PTI) i jego aktywację (wykonuje dostawca usługi)
• od 1 lipca do momentu zakończenia zjazdu 2 lipca (procedura rejestracji zdalnej): okres na rejestrację udziału zdalnego (wykonują delegaci z aktywnym kontem)

Upoważnione osoby do uwierzetelniania kont poprzez specjalny panel udostępniony przez dostawcę usługi:

• gł. specjalista ds. administracyjno-księgowych Hanna Stoll, tel. 22 838 47 05 wewn. 29, mejl hanna.stoll(atka)zg.pti.org.pl
• dyrektor generalna BZG Krystyna Pełka-Kamińska, tel. 508 147 320, 22 838 47 05 wewn. 31, mejl krystyna.kaminska(atka)zg.pti.org.pl

Procedura założenia konta udziału zdalnego (synteza załącznika nr 2)

1. Zgłoszenie przez delegata do wykonawcy wniosku na adres NZD@cosk.pl - skan formularza aktywacji RVS (pobierz formularz aktywacji RVS )
2. Zawiadomienie delegata mejlem o tym, że można kontynuować zakładanie konta zdalnego)
   
3. Wejście delegata na stronę http://www.cosk.pl/pti/rejestracja, wybranie opcji "Uzyskaj..." i podanie w formularzu danych: imię i nazwisko, oddział, mejl, telefon.
4. Wysłanie przez aplikację COSK na podany adres mejlowy delegata wiadomości z odsyłaczem weryfikującym
5. Kliknięcie odsyłacza (lub jego użycie w przeglądarce) otworzy stronę z formularzem z wygenerowanym dla danej osoby kontem (identyfikatorem) oraz polami do podania i potwierdzenia hasła, po czym aplikacja poinformuje "Dokonano rejestracji wstępnej ..."; konto nie jest jeszcze aktywne
6. BZG wykonuje uwierzytelnienie danej osoby na podstawie imienia, nazwiska, oddziału i telefonu (trzy pierwsze są znane publicznie, czwarta - nie)
7. Mejlowe powiadomienie przez aplikację COSK danej osoby o aktywacji konta, co od tej pory umożliwia rejestrację zdalną

Procedura rejestracji udziału zdalnego (synteza załącznika nr 2)

• Wejście na stronę http://www.cosk.pl/pti/rvs/ i podanie konta/hasła

Definicje

Terminy (definicje pojęć) użyte w powyższych opisach. Wytłuszczono terminy obowiązujące w danej instrukcji, kursywą podane zamienne terminy używane w załącznikach do umowy z dostawcą.

Założenie konta udziału zdalnego, też rejestracja, też zawiadomienie o zdalnym uczestnictwie, też rejestracja w RVS - proces zgłoszenia wniosku rejestracyjnego, co powoduje założenie konta/hasła, uwierzytelnienie bądź nie i aktywacja konta z powiadomieniem o tym danej osoby; wykonać to może każdy delegat, bez znaczenia jest to jaki faktycznie udział (zdalny czy bezpośredni) ma zamiar wziąć (i jaki weźmie) i co zgłaszał w sondażu czy do BZG

Uwierzytelnienie zdalne - potwierdzenie przez BZG tożsamości osoby, która zgłosiła wniosek rejestracyjny (wniosek utworzenia konta zdalnego), polega na stwierdzeniu zgodności danych zadeklarowanych przez daną osobę z danymi w ewidencji BZG

Rejestracja udziału zdalnego, też logowanie, też uzyskanie dostępu do RVS - podłączenie się do systemu zdalnego udziału w zjeździe/głosowaniach za pomocą ww. konta/hasła na stronie www.cosk.pl/pti/rvs ; wg załącznika nr 2 rejestracja zdalna jest możliwa do momentu zakończenia zjazdu; wykonać to może każdy delegat z założonym i aktywnym kontem zdalnym, bez znaczenia jest to jaki faktycznie udział (zdalny czy bezpośredni) ma zamiar wziąć (i jaki weźmie) i co zgłaszał w sondażu czy do BZG - pomimo takiej rejestracji może wykonać rejestrację bezpośrednią jak opisano to poniżej; możliwe jest to też po rozpoczęciu zjazdu, o ile dana osoba nie zarejestrowała się już bezpośrednio (osobiście)

Rejestracja udziału bezpośredniego (osobistego) - podpisanie listy obecności przed rozpoczęciem zjazdu i przed wejściem na salę, łącznie z pobraniem pilotów bezprzewodowych do głosowań; rejestracji bezpośredniej może dokonać każdy delegat, również ten, który ma założone konto zdalne i zarejestrował się zdalnie - rejestracja bezpośrednia oznacza dla delegata z kontem zdalnym: który nie zarejestrował się zdalnie - zablokowanie takiej możliwości, a dla tego który już się zarejestrował zdalnie - anulowanie tej rejestracji i zablokowanie takiej możliwości); możliwe jest to też po rozpoczęciu zjazdu

Uwierzytelnianie bezpośrednie - akceptacja przez obsługę rejestracji bezpośredniej werbalnego oświadczenia danej osoby zamierzającej podpisać listę obecności iż ma ona zadeklarowane personalia, dla części delegatów znanych obsłudze osobiście jest to oczywiste

Materiały pomocnicze i źródłowe

Załączniki do umowy

1. Podstawowe ustalenia dla usługi zdalnego udziału delegatów

   Wskazanie logowanie do systemu RVS poprzez www.cosk.pl/pti/rvs i wskazanie BOK-u (help desku)

2. Mechanizmy internetowej rejestracji delegatów

   Wskazanie instrukcji www.cosk.pl/pti/rvs/instrukcja.pdf, logowania do systemu RVS poprzez www.cosk.pl/pti/rvs, rejestracji (założenia) konta w RVS poprzez www.cosk.pl/pti/rejestracja oraz procedura rejestracji (czyli założenia z uwierzytelnieniem przez BZG konta i hasła)

   • formularz aktywacji RVS - określony w cz. V załącznika
3. Wzór "Zamówienie do umowy"
4. Specyfikacja techniczna i szczegółowy opis usług

   Jak w nazwie, ponadto podany jest adres strony testowej systemu www.cosk.pl/videotest (strumień wideo)

5. Wymagania techniczne dla Zleceniodawcy i wymagania techniczne dla Odbiorcy (delegata)

   Jw.

6. Procedura akceptacji osób rejestrujących się w systemie Remote Voting

   Dla BZG - opis procedury uwierzytelniania kont, nie jest podany adres strony z panelem uwierzytelniania - podawany jest oddzielnie

Istotne dla delegatów są zał. nr 1, 2 (najważniejszy), 4 i 5.

Przydatne odsyłacze

• Wersja demo systemu (pełna funkcjonalność, strumień audio i wideo)

  login: rvd12

  hasło: pti

• Strona założenia konta dla udziału zdalnego (uwierzytelnianie przez BZG PTI)
• Strona do rejestracji udziału zdalnego i wykonywana tego udziału, łącznie z głosowaniami zdalnymi (dla uwierzytelnionych delegatów)

Pliki instruktażowe

• Diagram funkcjonalności i użycia systemu do głosowania RemoteVoting
• Instrukcja systemu zdalnego udziału i głosowań (zał. 1 do regulaminu obrad i nr 2 do regulaminu głosowań)
• Instrukcja do urządzeń bezprzewodowych głosowań (na sali obrad) (zał. 1 do regulaminu głosowań)